最近、英文メールで問い合わせをしなければならない事態になってしまいました。
それも2件も！（内容も宛先も全く別々なんですが）
まず、日本語で送る文章の内容を考えた後、
よし！英文にするぞ！
と思ってはたと気づいたんですが、
担当者や宛先がわからない時はなんて書き出したらいいんでしょうか…？
日本語だと送り先の名前がわからない時は、
「◯◯御中」とか
「ご担当者様」と
書くこともありますが、英語だと…？
結構そこで迷ってしまい、いろいろ調べたりと時間がかかってしまったので、備忘録がてらまとめていきたいと思います。
担当者がわからない時
担当者の名前が明記されている時は
“Dear 名前”
でいいのですが、むしろわからないことの方が多いのではないでしょうか。
担当者名が不明な時
- Dear Sirs or Madams, (Dear Sir or Madam)
もしくは
- To whom it may concern
になるみたいです。
「関係各位」とか「ご担当者様」といった意味でしょうか。
担当部署や役職が分かっている時
名前がわからなくても担当部署が分かっている時もありますね。
特定の部署・部門などに送る場合は、「Dear ＋部門／役職」で書き出します。
- Dear Customer Service,（カスタマーサービス御中）
- Dear Sales Manager,（営業部長殿）
といった感じですね。
もし、お客様に返すなら、
- Dear Customer,
ですね。まぁ「お客様へ」ってメールを出すことはあんまりないでしょうか。
＜代表的な役職＞
- Chief Executive Officer：最高責任者
- Executive Director：専務取締役
- Sales Manager：営業部長
- Customer Service：カスタマーサービス
宛先が複数人だったら
もし、担当者が複数人だったりした場合はどう書くのでしょうか。
名前がわからない場合
- Dear all,
「Dear」の後に“all”を付ければいいみたいです。
「Hi/Hello everyone,」という表現もありますが、そこまでフレンドリーに書けない時はやっぱり「Dear」を使うのがいいでしょうか。
名前がわかる時
複数の送り先の相手の名前がわかる時は、「and」でつなぎます。
- 2人の時：「Dear 名前 and 名前,」
（例：Dear Mike and Maria,） - 3人の時：「Dear 名前, 名前 and 名前,」
（例：Dear Mike, Maria and Jhon,）
3人以上の時は、最後の人の前に「and」がきます。
ちなみにご夫婦宛に出す場合は、
- Dear Mr. and Mrs. 姓,
と、「Mr. and Mrs.」を使います。
『Mr.&Mrs. スミス』という映画がありましたね。
ポチップ
敬称の使い方
送り先の名前が分かっていても、初めて出す時は敬称をどうすればいいか迷いますよね。
取引先や上司、あるいは初めて出す相手の時は
- Dear ＋ 敬称 ＋ 姓
となります。
敬称は「Mr., Ms., Mrs., Miss.」で、姓は名字（Last Name）のことですね
敬称についてですが、
- Mr.：既婚、未婚関係なく男性全般
- Ms.：既婚、未婚関係なく女性全般
- Mrs.：既婚女性
- Miss.：未婚女性
という区別がありますが、既婚か未婚かわからないことも多いですし、最近は女性もほぼ「Ms.」に統一されているみたいです。
ある程度親しい相手の時は
- Dear ＋名前（First Name）
ある程度親しい人や何度もメールのやり取りをしている人に出す時は、「Dear」の後に名前で書き出します。
名前で書く時は敬称はいりません。
ただし、姓で書く時は必ず敬称をつけましょう。
仲の良い相手に送る時は
- Hello ＋ 名前
- Hi ＋ 名前
「Hello」とか「Hi」などかなりカジュアルな感じの書き出しです。
ビジネスメールではやめておいたほうがいいと思いますが、２、３回メールのやり取りをしていると、ほぼ「Hello」や「Hi」といった感じで返ってくることが多いです。
慣れないと失礼じゃないかなとちょっとドキドキしますが、英語では姓で呼びかける方がよそよそしい感じになるので、ある程度親しくなったら名前で呼びかけるのがいいですね。
まとめ
宛名を書くだけでも色々マナーというかルールがありますが、慣れれば大丈夫です。
たぶん。
日本語でもビジネスメールのやり取りは気を使いますしね。
相手に気を使うのは英語でも同じです。
ただ独特の表現もあったりするので、あとはもう数をこなして慣れるしかありませんね…
ポチップ
